Si bien hace un par de años escuchábamos la promesa de oficinas sin papel y de un futuro digital donde los documentos físicos serían una reliquia, lo cierto es que la realidad ha sido muy diferente. Contratos, facturas, informes y materiales de marketing siguen fluyendo a través de las impresoras a diario.
El problema es que la dependencia de las impresiones genera un costo operativo que la mayoría de las organizaciones subestima enormemente, pues piensan que se trata de la simple suma del costo del papel y el tóner. Sin embargo, hay gastos ocultos como el mantenimiento de emergencia de los equipos, el tiempo que pierden los empleados solucionando problemas técnicos, la gestión de inventario de múltiples consumibles y el gasto energético de una flota de dispositivos ineficiente.
Todos estos gastos son una verdadera hemorragia de recursos, pero, por suerte, los Servicios de Impresión Administrativa han llegado como una solución estratégica.
¿Qué son los Servicios de Impresión Administrada (MPS)?
Esto va mucho más allá que alquilar impresoras; se trata de un enfoque integral donde una empresa externaliza la gestión completa de su ecosistema de impresión a un socio tecnológico especializado. Así, este proveedor asume la responsabilidad total sobre el hardware, la instalación, el reabastecimiento automático de consumibles, el mantenimiento proactivo, las reparaciones y el software de monitoreo.
De cierta manera, esta es una forma de tercerizar una tarea operativa que no forma parte del núcleo de tu negocio.
El modelo generalmente funciona bajo un esquema de costo por página impresa, lo que transforma un gasto variable e impredecible en un costo fijo y controlable. De esta forma, las empresas no deben preocuparse por la gestión de impresoras y liberar a su personal de IT para que se enfoque en tareas de mayor valor estratégico.
¿Cuáles son todas las ventajas estratégicas?
La ventaja más inmediata es la reducción de los costos que, según analistas del sector, puede alcanzar hasta un 30%. Tenemos que tener en cuenta que estos provienen tanto de la optimización de los insumos como de la propia consolidación de los equipos. Las impresoras de escritorio, ineficientes y costosas de mantener dentro de un ambiente empresarial, son sustituidas por equipos de alto rendimiento.
Pero, más allá del beneficio en la rentabilidad, también se logra un aumento de la productividad. El monitoreo remoto alerta al proveedor cuando el tóner se está agotando para enviar un reemplazo antes de que se interrumpa el trabajo. De igual forma, el mantenimiento preventivo reduce la probabilidad de fallas y todo esto elimina el tiempo muerto y la frustración de los usuarios.
Grandes líderes tecnológicos a nivel mundial se han especializado en ofrecer estas soluciones integrales. Empresas como Ricoh, Xerox o HP han desarrollado plataformas robustas que no solo gestionan el hardware, sino que también implementan software de seguridad y análisis para optimizar todo el ecosistema de impresión de una organización.
Aunque, probablemente, el punto más importante de todos sea la seguridad de la información. Los sistemas de MPS implementan soluciones como la "impresión segura", que exige a los usuarios autenticarse en el dispositivo con una tarjeta o un código para liberar sus documentos. Esto evita que informes confidenciales, contratos o datos sensibles queden abandonados a la vista de todos en la bandeja de salida.
¿Cómo funciona en la práctica?
La transición a un servicio de impresión administrada es un proceso estructurado y planificado que no interrumpe la operatividad del negocio.
Todo comienza con una fase dedicada exclusivamente a la evaluación y auditoría, donde el proveedor realiza un análisis exhaustivo del entorno actual, midiendo los volúmenes de impresión, identifica cuántos dispositivos existen, quiénes son los usuarios que más imprimen, dónde se encuentran los principales cuellos de botella y cuáles son los gastos innecesarios.
Con toda esta información se puede pasar a la siguiente fase del servicio, que consiste en diseñar una solución personalizada. El proveedor elabora una propuesta para una nueva infraestructura optimizada para maximizar la eficiencia.
Una vez aprobada, se comienza a implementar la nueva flota, la cual es instalada y configurada por técnicos especializados, quienes, además, se encargarán de capacitar al personal.
A partir de este momento, el resto de la gestión continua queda en manos del proveedor. Algunas empresas también brindan un servicio de consultoría y acompañamiento por medio del cual el proveedor busca constantemente nuevas formas de optimizar el entorno.
En definitiva, los Servicios de Impresión Administrada transforman un área operativa caótica y reactiva en un activo controlado, predecible y alineado con los objetivos del negocio. Dejar de gestionar impresoras para empezar a gestionar información de forma eficiente es un paso fundamental en la modernización de cualquier empresa.
El mundo empresarial cada vez es más competitivo, por lo que cada mínimo recurso tiene un gran impacto. Es por ello que tomar el control de los gastos de impresión, más allá del ahorro en sí, es una solución estratégica.
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